Office & Executive Assistant

KNL:n vahva kasvu jatkuu, ja etsimme nyt Office & Executive Assistantia HR & Admin -tiimiimme. Roolissa olet merkittävässä asemassa vaikuttamassa toimitusjohtajan ja johtoryhmän työarjen sujuvuuteen sekä koko henkilöstömme työympäristöön. Tehtävänkuva on monipuolinen yhdistelmä niin työarjen kehittämistä pitkällä aikavälillä, kuin päivittäistä koordinointia toimiston ja johtoryhmän tarpeiden mukaan. Saat energiaa siitä, että voit tehdä muiden arjesta sujuvampaa: ennakoit tarpeita, priorisoit olennaisen, ratkot käytännön tilanteita ja viet sovitut asiat suunnitelmallisesti loppuun asti. Tässä tehtävässä onnistumista ei ratkaise pitkä lista kokemusvuosia, vaan tapa tarttua asioihin ja saada ne etenemään. Sinulla on jo ensimmäisiä kokemuksia johdon assistentin tai vastaavanlaisista koordinointitehtävistä. Ennen kaikkea olet oma-aloitteinen, järjestelmällinen ja palveluhenkinen tiimipelaaja, joka kykenee pitämään kokonaisuudet hallinnassa myös kiireen keskellä. Kerro meille hakemuksessasi konkreettisin esimerkein, miten olet tukenut toimitusjohtajaa tai johtoryhmää, koordinoinut toimiston arkea, palveluita tai toimittajayhteistyötä sekä pitänyt käytännön järjestelyt sujuvina. KNL:llä sinua odottaa ammattitaitoinen ja lämminhenkinen työyhteisö, joka on motivoitunut kehittämään maailman parhaita ratkaisuja – ja teemme sen tutkitusti hyvässä hengessä, huumoria unohtamatta. Tehtävänkuva Toimitusjohtajan työarjen tuki sekä johtoryhmän yhteisten kokouskäytäntöjen ja järjestelyiden koordinointi: esim. kokousten valmistelu, sovittujen toimenpiteiden seuranta ja muun hallinnollisen dokumentaation ylläpito Toimistopalveluiden sekä toimittaja- ja palvelukumppaniyhteistyön koordinointi (esim. siivous-, catering-, toimitila- ja toimistopalvelut) Toimiston päivittäisen toiminnan, tilojen, työympäristön ja viihtyvyyden koordinointi Vierailuihin, kokousjärjestelyihin ja asiakastilaisuuksiin liittyvien käytännön järjestelyjen koordinointi Sisäisten tapahtumien sekä henkilöstökokemukseen liittyvien käytännön asioiden suunnittelu ja toteutus Toimiston sisäisten käytäntöjen, ohjeistusten ja hallinnollisten prosessien ylläpito ja kehittäminen Työmatkustuksen käytäntöjen ja matkustusjärjestelmän hallinta, henkilöstön tukeminen matkoihin liittyvissä käytännöissä sekä konserniyhteistyön yhteyshenkilönä toimiminen työmatkustukseen liittyvissä asioissa Muut hallinnolliset tehtävät, esim. yrityskorttiostojen tositteiden hallinnointi sekä sähköisten dokumenttien allekirjoitusprosessien koordinointi Odotamme sinulta Kokemusta johdon assistenttina toimimisesta tai vastaavanlaisesta koordinointitehtävästä Luontevaa ja ammattimaista yhteistyöotetta sekä rohkeutta eri sidosryhmien, myös johdon, kanssa Erinomaisia organisointi-, ajanhallinta- ja priorisointitaitoja Selkeitä kirjallisia ja suullisia viestintätaitoja suomeksi ja englanniksi Hyvää harkintakykyä ja kykyä käsitellä luottamuksellista tietoa Hyvää Office 365 -osaamista, erityisesti Outlookin, PowerPointin, Excelin ja SharePointin osalta Vahvaa kiinnostusta hyödyntää digitaalisia työkaluja ja soveltuvia AI-työkaluja työskentelyn tukena KNL:n ohjeistusten mukaisesti Käytännönläheistä, oma-aloitteista, ratkaisukeskeistä ja kekseliästä työotetta: kykyä löytää sujuvia ratkaisuja myös muuttuvissa tilanteissa Valmiutta työskennellä vahvasti kasvavan yrityksen vaihtelevassa ja nopeatempoisessa arjessa Eduksi katsomme kokemuksen työskentelystä osana kansainvälistä organisaatiota. Tässä tehtävässä toimiston arjen ja käytännön koordinointi edellyttävät läsnäoloa Oulun toimistollamme. Satunnaisista etätyöpäivistä voidaan sopia erikseen tehtävän ja tilanteen mukaisesti. Toisinaan tehtävässä on tarpeen hoitaa myös toimiston ulkopuolisia käytännön asioita, joten toivomme, että sinulla on mahdollisuus käyttää omaa autoa. Tarjoamme työntekijöillemme kattavat edut: 💻 Laadukkaat työvälineet ⏰ Joustava työaika, meillä viihtyy aamuvirkut ja -torkut 🧘 Tunti viikossa työaikaa liikuntaan 🍝 Lounas-, liikunta-, kulttuuri- ja hyvinvointietu 🩺 Laaja työterveyshuolto 💡 Oman osaamisen kehittäminen työajalla 🔌 Nopea nettiyhteys myös kotiin 🍼 Sairaan lapsen hoitopalvelu & isovanhemman palkallinen vapaa 🏖️ Vakuutukset vapaa-ajalle ja matkalle 💰 Bonusohjelma Hakuaika päättyy 23.9.2026, mutta haethan tehtävään nopeasti, sillä aloitamme hakuprosessin ja keskustelut ehdokkaiden kanssa välittömästi. Liiketoimintamme luonteesta johtuen teetämme valitulle henkilölle perusmuotoisen turvallisuusselvityksen sekä haemme kansainvälisen henkilöturvallisuusselvitystodistuksen (PSC). Lisätietoja tehtävästä antaa HR-johtaja Tuuli Ek +358 41 468 9226, jonka tavoitat puhelimitse keskiviikkona 16.9. klo 15-16 ja perjantaina 18.9. klo 9-10 sekä rekrytointiasiantuntija Siiri Anttila (+358 44 909 8270 / [email protected]), jonka tavoitat puhelimitse maanantaina 21.9. klo 10-11. Lupauksemme sinulle Lupauksemme ovat muodostuneet työntekijöidemme kokemusten pohjalta. Olemme vahva ja osaava tiimi, jossa työkulttuuri mahdollistaa tasapainon