Osastoassistentti

Tiivistelmä työpaikkailmoituksesta: Osastoassistenttina tuet osaston ja projektien hallinnollista arkea varmistaen tietojen, hyväksyntöjen ja järjestelmäkirjausten etenemisen ajallaan yhteistyössä esimiesten, HR:n, talouden ja alihankkijoiden kanssa. Tehtäviisi kuuluu lupa-asioiden koordinointi, tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen sekä alihankkijoihin liittyvä hallinnollinen tuki kuten tunti- ja edistymäraportointi useissa samanaikaisissa projekteissa. Etsimme huolellista, järjestelmällistä ja oma-aloitteista henkilöä, jolla on hyvät koordinointi-, vuorovaikutus- ja IT-taidot, perusymmärrys projektitoiminnasta sekä hyvä englannin kielen taito ja soveltuva koulutus. Työpaikka on Helsinki ja työ on hybridiä mutta edellyttää viikoittaista toimistolla työskentelyä; hakemukset vastaanotetaan TalentAdoren kautta ja valinnassa tehdään terveystarkastus huumetestillä sekä tarvittaessa turvallisuusselvitys. Tämä tiivistelmä on luotu tekoälyn avulla. Olemme Helsinki Shipyard, yksi maailman johtavista vaativiin meriolosuhteisiin tarkoitettujen alusten rakentajista. Helsingin sydämessä sijaitsevalla telakallamme on yli 160 vuoden kokemus laivanrakennuksesta. Suunnittelemme ja rakennamme muun muassa jäänmurtajia, rannikkovartioston ja merivoimien aluksia, risteilyaluksia, jahteja sekä muita erikoisaluksia julkisen ja yksityisen sektorin asiakkaille ympäri maailmaa. Yli puolet maailmalla käytössä olevista jäänmurtajista on rakennettu meillä, joten olemme todellinen edelläkävijä arktisessa laivanrakennuksessa. Helsinki Shipyard on osa kansainvälistä Inocea-meriteollisuuskonsernia, jolla on viisi telakkaa kolmessa maassa: kaksi Suomessa, yksi Kanadassa ja kaksi Yhdysvalloissa. Helsinki Shipyardilla on tässä kokonaisuudessa merkittävä rooli laivasuunnittelun ja arktisen teknologian osaamiskeskuksena. Työllistämme tällä hetkellä yli 600 ammattilaista, ja joukkomme kasvaa vauhdilla. Täältä voit lukea lisää tämänhetkisistä projekteistamme! Tehtäväsi Haemme nyt osastoassistenttia tukemaan osastomme ja projektiemme sujuvaa arkea. Osastoassistenttina toimit osaston hallinnollisena tukena ja huolehdit siitä, että tarvittavat tiedot, hyväksynnät ja järjestelmäkirjaukset etenevät ajallaan. Tehtävässä teet tiivistä yhteistyötä osastopäälliköiden, teknisten päälliköiden, projektien, HR, taloushallinnon sekä alihankkijoiden kanssa. Olet tärkeässä roolissa varmistamassa, että hallinnolliset prosessit ja projektien arki pyörivät sujuvasti myös useiden samanaikaisten projektien keskellä. Mitä pääset tekemään? Tehtäviisi kuuluu esimerkiksi: yhteistyö osastopäälliköiden, teknisten päälliköiden, projektien, HR, taloushallinnon ja alihankkijoiden kanssa. Verkoston toimintaan liittyvien lupa-asioiden koordinointi ja seuranta. Erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien järjestäminen, kuten suunnittelutyöpajojen, tiimipäivien ja asiakastapaamisten koordinointi. Alihankkijoihin liittyvien hallinnollisten asioiden koordinointi ja tukeminen mm. tuntialihankkijoiden viikoittaiseen tuntiraportointiin liittyvä hallinnollinen koordinointi urakka-alihankinnan edistymäraportoinnin hallinnollinen tukeminen useissa samanaikaisissa projekteissa. Mitä odotamme sinulta? Voisit sopia tehtävään hyvin, jos sinulla on: huolellinen, järjestelmällinen ja oma-aloitteinen työskentelyote hyvät koordinointi-, yhteistyö- ja vuorovaikutustaidot perusymmärrystä alihankinnasta ja projektitoiminnasta hyvät IT-taidot sekä kyky omaksua nopeasti uusia järjestelmiä ja toimintatapoja kyky hallita useita samanaikaisia tehtäviä ja huolehtia siitä, että sovitut asiat etenevät ajallaan tehtävään soveltuva koulutus, esimerkiksi kaupalliselta tai hallinnolliselta alalta hyvä englannin kielen taito ja valmius työskennellä eri sidosryhmien kanssa kansainvälisessä työympäristössä. Ennen kaikkea etsimme henkilöä, joka tarttuu asioihin oma-aloitteisesti, pitää langat käsissään ja nauttii siitä, että asiat etenevät suunnitellusti. Miksi Helsinki Shipyard? Helsinki Shipyardilla pääset työskentelemään ainutlaatuisessa ympäristössä osana vaativia ja kansainvälisiä laivanrakennusprojekteja. Tässä tehtävässä näet läheltä, kuinka suuren telakan eri osastot, projektit ja yhteistyökumppanit työskentelevät yhdessä alusten rakentamiseksi. 📍 Toimistomme sijaitsevat Helsingissä, Turussa ja Porissa. Tuemme joustavaa hybridityötä, mutta työskentelemme yhdessä toimistolla viikoittain. Työskentelypaikka: Helsinki. Kiinnostuitko? Jatka Helsinki Shipyardin yli 160-vuotista tarinaa kanssamme! Lähetä meille CV ja hakemuksesi rekrytointijärjestelmämme kautta. Täytämme tehtävän heti sopivan henkilön löydyttyä. Huomioithan, että tietosuojasyistä otamme hakemuksia vastaan ainoastaan TalentAdoren kautta, emme sähköpostitse. Lisätietoja tehtävästä antaa Johanna Sihvonen, Manager, Document Management & Administration, [email protected] , puh. +358 40 192 1788 arkisin toimistoaikoina. Osana valintaprosessia tehtävään valitulle henkilölle tehdään terveystarkastus, joka sisältää huumetestin. Ti