Administrative Assistant

Navigator Partners on yritys- ja taloushallintoon erikoistunut auktorisoitu tilitoimisto. Tarjoamme asiantuntija- ja konsultointipalveluja useille eri asiakassegmenteille, kuten kotimaisille ja kansainvälisille yhtiöille sekä niiden suomalaisille tytäryhtiöille, erilaisille sijoittajille ja varainhoitajille, perheille ja perheyrityksille, säätiöille ja kiinteistösijoittajille. Palvelemme myös yksityishenkilöitä tarjoamalla hallinto-, hallinnointi- ja raportointipalveluja sekä näihin liittyviä veropalveluja. Etsimme nyt kasvavaan joukkoomme Helsingin keskustassa sijaitsevaan toimistoomme Hallinnon assistenttia vakituiseen työsuhteeseen. Rooli lyhyesti Hallinnon assistenttina huolehdit toimistomme arjen sujuvuudesta ja osallistut toimintatapojemme kehittämiseen. Tehtävä on monipuolinen, ja työpäivien sisältö vaihtelee. Viihdyt ympäristössä, jossa tapahtuu paljon ja jossa hoidat useita tehtäviä samanaikaisesti. Työskentelet hallintotiimin jäsenenä tiiviissä yhteistyössä Office Managerimme kanssa. Yhdessä huolehditte toimiston toimivuudesta ja tuette toimitusjohtajaa, lakijohtajaa sekä asiakaspalvelutiimejä. Tehtäviisi kuuluvat uusien asiakkuuksien aloitusprosessien koordinointi, asiakassopimusten hallinnointi ja compliance-tehtävien seuranta. Lisäksi hoidat viestintää, seuraat erilaisten projektien etenemistä, huolehdit laskutuksesta ja valvot maksuliikennettä. Toimit myös järjestelmiemme pääkäyttäjänä ja osallistut toimiston käytäntöjen jatkuvaan kehittämiseen. Keskeiset tehtävät Toimisto ja yleishallinto Asiakkaiden ja vieraiden vastaanotto sekä asiakaspalvelu Kokousten ja tapaamisten valmistelu Puheluihin vastaaminen ja toimiston yleisen sähköpostilaatikon hoitaminen Postin käsittely, hankinnat ja muut toimiston päivittäiset tehtävät Viestintä ja dokumentointi Sähköposteihin ja asiakaskyselyihin vastaaminen Verkkosivujen ja LinkedIn-sivun sisällön päivittäminen Uutiskirjeiden koordinointi ja lähettäminen Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tukeminen Henkilöstö ja perehdytys Uusien työntekijöiden perehdytyksen koordinointi ja käytännön järjestelyt Asiakashallinto ja back office Uusien asiakkuuksien perustaminen järjestelmiin Valtuuksien ja käyttöoikeuksien hallinnointi Asiakassopimusten hallinnointi ja asiakkuuksien aloitusprosessien koordinointi Compliance-tehtävien seuranta Toimiston kehittäminen ja taloushallinnon tuki Prosessien ylläpito ja kehittäminen yhdessä Office Managerin kanssa Laskutus ja maksuliikenteen valvonta Järjestelmien pääkäyttäjätehtävät Toimiston arjen ja käytäntöjen jatkuva kehittäminen Toivomme sinulta Toivomme, että sinulla on tehtävään soveltuva koulutus, esimerkiksi tradenomin tai merkonomin tutkinto. Aiempi kokemus toimistotyöstä tai hallinnollisista tehtävistä on eduksi, mutta toivotamme tervetulleiksi myös vastavalmistuneet, joita monipuolinen assistentin työ kiinnostaa ja jotka haluavat päästä näyttämään osaamistaan. Työkokemusta ei tarvitse olla paljon, kunhan sinulla on oma-aloitteinen asenne, halu oppia ja valmius ottaa vastuuta. On tärkeää, että työskentelet mielelläsi tietokoneella ja olet kiinnostunut erilaisten ohjelmistojen ja järjestelmien käytöstä. Käytät työssäsi useita ohjelmia rinnakkain, siirryt sujuvasti ohjelmasta toiseen ja seuraat eri ikkunoissa olevia tietoja. Pidät kokonaisuuden hallinnassa myös silloin, kun hoidettavanasi on samanaikaisesti useita tehtäviä. Nautit uuden oppimisesta ja viihdyt vaihtelevassa työssä. Arvostamme ystävällisyyttä, luotettavuutta ja oma-aloitteisuutta sekä kykyä ottaa vastuuta omasta työstä ja viedä tehtävät loppuun asti. Kun otat tehtävän hoitaaksesi, huolehdit sen etenemisestä ja siitä, että se tulee valmiiksi. Pidät muut asianosaiset ajan tasalla ja pyydät tarvittaessa apua ajoissa. Kaikkea ei tarvitse osata, kun aloitat meillä, sillä saat tehtäviesi tueksesi osaavan tiimin. Olennaista on, että tartut tehtäviin aktiivisesti, etsit ratkaisuja ja autat mielelläsi muita. Olemme kaksikielinen toimisto, joten edellytämme erinomaista suomen kielen taitoa ja toivomme myös kykyä työskennellä sujuvasti ruotsiksi. Lisäksi edellytämme hyvää englannin kielen taitoa. Tarjoamme sinulle: Navigator Partners on perustettu vuonna 2002. Vuodesta 2026 kuulumme Hollantilaiseen TMF Group konserniin. Pääkonttorimme sijaitsee Helsingin ytimessä osoitteessa Yrjönkatu 9 A. Lisäksi toimimme Kirkkonummella ja Porvoossa, ja yhtiössämme työskentelee tällä hetkellä noin 50 asiantuntijaa. Tavoitteenamme on jatkaa kasvua, ja haluamme onnistua myös tulevaisuudessa paitsi rekrytoimaan myös pitämään motivoituneet, osaavat ja sitoutuneet työntekijämme. Siksi panostamme paljon henkilöstöömme, mikä näkyy korkeana työviihtyvyytenä ja erittäin tyytyväisinä asiakkaina. Tarjoamme sinulle monipuolisen ja haastavan työnkuvan sekä mahdollisuuden työskennellä mielenkiintoisten, kasvavien ja kehittyvien sijoitusasiakkaiden kanssa. Meillä tulet osaksi isoa tiimiä, joka koostuu mukavista ja osaavista kollegoista, ja saat lisäksi tehtävääsi sitoutuneen esihenkilön tuen. Tarjoamme k